Il kit per la gestione di strutture ricettive è la cassetta degli attrezzi per i property manager e gli operatori turistici che si occupano di ricettività. Parliamo di software e strumenti online: channel manager, booking engine, sito web ma anche di soluzioni nuove e alternative come app di digital concierge e strategie di marketing.
Il nostro staff, in partnership con le migliori aziende italiane del settore ha selezionato gli strumenti indispensabili, utili e innovativi per potere gestire dalle piccole alle grandi strutture ricettive. In questo articolo cercheremo di rappresentare in maniera del tutto sintetica la base del funzionamento digitale di cui tutte le strutture ricettive dovrebbero dotarsi.

1. Booking engine
Il software di booking online è indispensabile se non vuoi dipendere completamente dalle OTA, online travel agencies. Per fortuna ci sono booking engine di vari prezzi, certamente con caratteristiche diverse. Anche se hai un budget limitato puoi trovare soluzioni di media qualità. Un buon booking engine deve:
- essere intuitivo, con massimo 3 passaggi occore finalizzare la prenotazione;
- essere facile da usare anche da smartphone;
- essere leggero, perché si rischia di perdere numerosi clienti se rallenta eccessivamente il caricamento del tuo sito web;
- possedere un certificato SSL per i pagamenti sicuri;
- essere integrato con Analytics, per permetterti di capire da dove arriva la prenotazione.

2. Channel manager
È il software utilizzato per gestire prezzi e disponibilità delle camere di un hotel che appaiono sui vari canali di distribuzione.
Investi in un channel manager quando inizi a crescere e non riesci più a gestire le prenotazioni da solo. Ti suggeriamo di acquistare questo tipo di strumento se gestisci almeno due portali, compreso il booking online. Prima dell’investimento, verifica sempre che il channel manager sia integrabile con i software che già utilizzi.

3. Sito web
Il primo modo per acquisire clienti è il sito web. Il sito della tua attività ricettiva deve essere ben strutturato con una buona descrizione dei servizi e delle camere e ricco di fotografie. Usa il blog per raccontare la struttura, gli eventi, lo staff, la destinazione. Completo di tutte le informazioni deve contenere contatti, mappa, prezzi e servizi. Dev’essere responsive, ossia facile da navigare da smartphone. In ogni caso non conviene sottovalutarlo poichè quelle provenienti dal sito web resteranno per sempre le uniche prenotazioni esenti da commissioni.

4. Social media

Devi essere presente sui social network perché una buona parte del traffico online passa esclusivamente su questi canali. Seleziona Facebook più altri uno o due social al massimo. Non trascurare mai la tua presenza online. Posta su Facebook e Instagram circa 2 volte a settimana, rispondi ai messaggi e alle recensioni. Pianifica accuratamente le campagne ads rivolte a target specifici e studiate per convertire il pubblico in clienti, non per avere like e fan!

5. Portali turistici e meta search
Inserisci l’attività ricettiva sui portali turistici. Seleziona quelli che si rivolgono alla tua stessa nicchia di turisti: turismo sportivo, termale, eno-gastronomico. Al crescere delle tue risorse economiche, valuta un investimento pubblicitario sui portali turistici e sui meta search. Gli annunci a pagamento su Trivago, Kayak e TripAvisor sono un buon metodo per disintermediare dalle OTA a condizione che il link che inserisci sul meta search porti al tuo sito web dove hai un booking engine, altrimenti questo tipo di strategia non ha per niente senso.

6. App di digital concierge
Rappresentano uno strumento innovativo sia per gestire le strutture ricettive che per assistere i clienti. Ecco perché sempre più frequentemente vengono scelte dagli hotel per fornire un servizio perfetto ai loro ospiti, per gestire professionalmente il business e crescere. I bed and breakfast, gli affittacamere le case vacanza possono utilizzarlo per guadagnare di più, risparmiare tempo e assistere al meglio i clienti. Un'app di digital concierge può essere composta da un’applicazione per smartphone destinata al cliente più un'Extranet di amministrazione in grado di gestire la struttura, i servizi e i clienti.

7. Gestionale alberghiero
È forse il più tradizionale dei software nel settore hospitality. Viene anche chiamato PMS, property management system. È essenziale per un hotel. Il property management system gestisce tutti i reparti della struttura (es. amministrazione, contabilità, camere, ristorante); automatizza numerose operazioni, tra cui prenotazioni, assegnazione delle camere, fatturazione; raccoglie ed elabora statistiche utili per lo sviluppo del business. Il gestionale deve essere integrabile con il channel manager perché in caso contrario dovrai continuare a gestire le prenotazioni a mano. Oggi giorno è preferibile che sia cloud per accedervi da tutti i dispositivi connessi ad internet e non correre il rischio di perdere i dati se il pc su cui si trova il server si guasta.

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